13. Werken met sjablonen
Word-documenten zijn altijd gebaseerd op een sjabloon. Bijna alle organisaties hebben eigen sjablonen met daarin bijvoorbeeld de huisstijl verwerkt. Verschillende opties voor toegankelijkheid kun je al opnemen in de sjablonen, zodat gebruikers dit niet nog hoeven in te stellen.
13.1 Sjablonen versus documenten
Soms denken mensen dat sjablonen de heilige graal zijn naar pdf-toegankelijkheid. Dat is helaas niet zo. Een aantal zaken kun je goed afhandelen in een sjabloon, maar het grootste deel van toegankelijkheid regel je in het uiteindelijke document. Met een goed sjabloon kan een redacteur met onvoldoende kennis van zaken nog steeds een ontoegankelijke bestand maken, helaas.
13.2 Regelen in het sjabloon
- Opmaak stijl Standaard, inclusief het instellen van de taal
- Opmaak titel en kopstijlen
- Opmaak van hyperlinks
- Voorbeeld van een goed opgemaakte tabel
- Gebruik bij auteur de naam van de organisatie, niet de naam van de gebruiker (standaardinstelling van Word).
- Een alternatieve tekst bij het logo bovenaan het document.
- Let goed op bij het gebruik van kop- en voetteksten. Werk eventueel met verschillende secties in je document. En werk niet met tekstvakken. Zie het hoofdstuk Goede leesvolgorde.
- Gebruik een macro om het dialoogscherm met metagegevens direct in te vullen.
13.3 Regelen in het document
Met een goed sjabloon moet de redacteur nog steeds veel dingen goed regelen in de documenten. Denk bijvoorbeeld aan:
- Zorg voor een goede bestandsnaam
- Zorg voor een goede titel bovenaan het document
- Vul titel en onderwerp in bij eigenschappen
- Gebruik koppen op de goede manier
- Zorg voor een goede tekst: relevant, belangrijkste bovenaan, eenvoudig
- Gebruik tabellen goed
- Leg grafieken uit
- Leg infographics uit in tekst
- Geef betekenisvolle afbeeldingen een alt-tekst
- Gebruik geen voetnoten
- Gebruik geen tekstvakken