Tips voor pdf op de iPad

Bij 10 gemeenteraden hebben we onderzocht of de pdf-bestanden geschikt waren voor het lezen op een iPad. In geen enkel geval waren de pdf-bestanden aangepast aan digitaal lezen. Knelpunten: te kleine letters, te weinig contrast, niet vindbaar in zoekmachines enzovoort. In dit artikel een aantal concrete tips om je pdf-bestanden geschikt te maken voor digitaal lezen.

Onderzoek bij 10 gemeenteraden

In een onderzoek van de pdf-documenten van in totaal 10 gemeenteraden hebben we de knelpunten geïnventariseerd bij het gebruik van pdf op een e-reader. Alle gemeenten in het onderzoek gebruiken overigens iPad's, maar de knelpunten en aanbevelingen gelden voor pdf's op elk tablet.

De revolutie richting digitaal / online

Op 3 april 2010 introduceerde Steve Jobs de iPad. Het effect op de wereld was immens. In die tijd droeg het gros van de mensen nog stapels papier mee naar een vergadering. Nu, 4 jaar later, werken veel organisaties in Nederland digitaal. Mensen printen documenten nog weinig uit, ze lezen vooral op hun e-reader of laptop.

Ook computeren 'in de cloud' heeft een enorme vlucht genomen. Je bestanden staan online, ergens op een server, bereikbaar vanaf elke werkplek. Daarmee ben je niet meer aan één computer gekluisterd. Je hebt zelfs geen computer met programma's meer nodig: alles kan online gebeuren. Ook deze revolutie van de fysieke computer naar 'webbased'-diensten heeft in slechts enkele jaren plaatsgevonden. Ze heeft het digitaal werken een enorme push voorwaarts gegeven. De ontwikkeling heeft zich in ongeveer 3 à 4 jaar afgespeeld. Onvoorstelbaar snel.

Opmaken voor print en toch digitaal lezen?

In deze technologische sprong heeft pdf definitief zijn plek veroverd als het formaat voor de zakelijke en de particuliere markt voor eenvoudige documenten. Alleen moeten we allemaal nog wennen aan de nieuwe mogelijkheden. Pdf is geheel geschikt voor digitaal gebruik, maar we maken nog steeds documenten op voor papier:

  • We maken een pdf op om uit te printen.
  • We plaatsen kop- en voetteksten alsof ze uitgeprint op een bureau liggen.
  • We passen het lettertype aan voor print.

We doen er dus nog alles aan om de pdf geschikt te maken voor print, terwijl het overgrote deel van de pdf's niet meer wordt uitgeprint. Is dat niet gek?

Dat kan anders. Werken met pdf vraagt digitaal en online denken. Pdf-bestanden moeten je opmaken voor digitaal gebruik, niet meer voor print. De pdf moet bruikbaar zijn op een tablet en de teksten moeten indexeerbaar zijn door zoekmachines. De techniek is er klaar voor, nu de mensen nog.

Knelpunten bij het gebruik van pdf

De knelpunten in de pdf's zijn:

  • Tekst is te klein. Dat komt voornamelijk omdat de tekst nog is opgemaakt voor A4, niet voor het kleinere beeldscherm van een iPad.
  • Er is geen aanklikbare inhoudsopgave.
  • Tekst in de pdf is niet vindbaar via een zoekfunctie
  • Teksten zijn soms niet te kopiëren
  • Tekst heeft te weinig contrast en is daardoor slecht leesbaar.

Pdf optimaliseren

Een pdf geschikt maken voor de iPad (of een andere e-reader) is eenvoudig. De belemmering zit vooral in ons hoofd: onze mindset is nog papier. Die moeten we aanpassen aan de realiteit van digitaal en online werken.

Op basis van de knelpunten hebben we daarvoor de volgende 7 tips.

Tip 1: Gebruik een groter lettertype

Een groter lettertype is nodig omdat een e-reader veel kleiner is dan A4-formaat, het Europese documentformaat. De schermgrootte van een iPad is 66 % van een A4. Uitgaande van smallere kantlijnen (zie ook de volgende tip) is de verhouding 71 %. De gangbare grootte voor print is 10 punts. In verhouding is er dan voor de iPad een grootte van 14 punts nodig.

  A4iPad
Hoogte 29,7 cm 19,7 cm (66 %)
Hoogte exclusief marges 25,7 cm 18,4 cm (71 %)
Grootte lettertype 10 pt 14 pt (71 %)

Tip 2: Verklein de marges

Standaard maakt Word 2,54 cm (1 inch) ruimte tussen de tekst en de randen van het papier. Dat is handig voor print en als we er later nog gaatjes in willen prikken. Maar gaatjes zijn niet aan de orde in je digitale document en de marges maken de tekst in digitale vorm alleen meer kleiner.

Je zou dus helemaal geen marges kunnen gebruiken, maar het document moet printbaar blijven. Sommige mensen willen graag kunnen printen en in sommige situaties is het ook handig om het te printen. Maar de marges kunnen stukken kleiner, bijvoorbeeld 1 centimeter voor alle kanten.

Tip 3: Gebruik minder kopteksten en voetteksten

Kop- en voetteksten zijn ook een restverschijnsel van papier. Laat ze (grotendeels) weg. Ze verstoren de indexatie door zoekmachines en beperken de ruimte voor de content. Wel is paginanummering handig. Zorg dat die begint op pagina 1 (ook als dit het voorblad is), want dan loopt de nummering van het document gelijk aan de nummering van de pdf zelf. De nummering later beginnen, bijvoorbeeld bij hoofdstuk 1, is wederom een overblijfsel van denken in papier ...

Zelf plaatsen we bij grotere documenten ook nog een link naar de inhoudsopgave. Dat kan op dezelfde regel. Zie hieronder de voettekst die we in onze e-books gebruiken.

voorbeeld opmaak voettekst

Nog een extra tip: plaats spaties om de woorden in de kop- en voetteksten, want anders worden deze in de pdf tegen de andere teksten aangeplakt.

Tip 4: Gebruik de opmaakprofielen van Word

Tekstverwerkingsprogramma's bieden opmaakprofielen om je teksten uniform en gestructureerd op te maken. Uniform betekent de huisstijl consequent toepassen. En een heldere structuur maakt jouw teksten beter vindbaar in zoekmachines.

Denk bij het gebruik van opmaakprofielen minimaal aan:

  • Opmaakprofiel Titel voor de titel bovenaan het document
  • Kopstijlen voor koppen, zoals Kop 1, Kop 2 en Kop 3

De kopstijlen gebruik je dus voor alle koppen. De hoofdkoppen hebben Kop 1 als opmaakprofiel. De tussenkoppen – die hiërarchisch onder de Kop 1 vallen – hebben een opmaakprofiel Kop 2. En de koppen daaronder weer een Kop 3.

Ter illustratie een voorbeeld. Stel je schrijft een artikel over Dieren in de dierentuin. De structuur zou dan kunnen zijn:

[opmaakprofiel Titel] Dieren in de dierentuin
[opmaakprofiel Kop 1] Zoogdieren
[opmaakprofiel Kop 2] Olifanten
[opmaakprofiel Kop 3] Afrikaanse olifant
[opmaakprofiel Kop 1] Reptielen
[opmaakprofiel Kop 2] Krokodil
[opmaakprofiel Kop 1] Vogels
[opmaakprofiel Kop 2] Roofvogels
[opmaakprofiel Kop 3] Arend

Gebruik altijd de opmaakprofielen voor koppen. Daarmee krijgt de pdf een aanklikbare inhoudsopgave en zijn de teksten beter vindbaar in een zoekmachine.

Tip 5: Zorg voor voldoende contrast

Het contrast van een beeldscherm is altijd minder dan dat van papier. Mede daarom is de leessnelheid op een iPad lager dan die op papier. Een goed contrast is enorm belangrijk voor het makkelijk kunnen lezen vanaf een beeldscherm.

Contrast tussen tekst en achtergrond kun je meten, bijvoorbeeld met het programma Color Contrast Analyzer. De maat voor contrast is contrastratio. Bij een gewone tekst kun je 4,5 : 1 als minimale contrastratio aanhouden. Dit is in lijn met de Web Content Accessibility Guidelines.

Voldoet je huisstijl niet aan een minimaal contrast? Dan is het tijd om die huisstijl geschikt te maken voor alle media! Tenzij je je eigen branding belangrijker vindt dan je boodschap duidelijk overbrengen...

Tip 6: Voeg meta-informatie toe

Voor een goede vindbaarheid in zoekmachines is het belangrijk om ook meta-informatie aan je documenten toe te voegen. Het belangrijkste hierbij is:

  • Een titel. Dat doe je in Word bij Bestand » Info » Eigenschappen.
  • Alternatieve tekst bij betekenisvolle afbeeldingen. In Word: Afbeelding opmaken » Alternatieve tekst » Titel.

Je moet altijd een titel aan je document toevoegen bij de meta-informatie: dat is de eerste bron die zoekmachines gebruiken om de inhoud van je document te achterhalen. De titel is een betekenisvolle beschrijving van je document van maximaal 70 tekens.

Een alternatieve tekst bij afbeeldingen is vaak niet nodig. Meestal staat de betekenis van de afbeelding ook in de tekst. Een alternatieve tekst is wel nodig bij een logo of als de betekenis van de afbeelding niet in de tekst staat.

Tip 7: Sla het Word-document op de juiste manier op als pdf-bestand

Zorg ten slotte dat al deze aanpassingen goed in de pdf terechtkomen. Sla het pdf-bestand vanuit Word op, inclusief de 'niet-afdrukbare informatie' (want we denken immers niet meer in papier…). Doe het volgende:

  • Exporteer als pdf
  • Klik op 'Opties'
  • Er opent een dialoogvenster, zie het screenshot hieronder.
    opties voor het exporteren als een toegankelijk pdf met Word

  • Vink daar aan:
    • Bladwijzers maken met koppen (dan heb je direct een aanklikbare inhoudsopgave in Word)
    • Labels voor documentstructuur voor toegankelijkheid

Ten slotte

Met deze 7 tips is het gemakkelijk om je pdf geschikt te maken voor tablets. Maar het belangrijkste is de paradigma-shift: van de mindset 'papier' naar de mindset 'digitaal'. Is even wennen, maar je wilt toch niet geassocieerd worden met de mensen die jarenlang dachten dat een auto een soort koets was?

Om je te helpen bij deze paradigma-shift kun je onderstaande afbeelding uitprinten, uitknippen en ophangen boven je bureau.

Verkeersbord met verbod op paard en wagen

Literatuur

Terug naar overzicht
Naar boven