Stop met PDF/A voor toegankelijke bestanden

Een bestand opslaan als PDF/A is niet nodig voor toegankelijkheid. Opslaan als PDF 1.7 is voldoende. Al jarenlang adviseert de overheid om voor toegankelijkheid pdf-bestanden op te slaan als PDF/A. Maar dat is intussen achterhaald.

De Grote Verwarring

De Grote Verwarring begon in 2006 toen de Webrichtlijnen in Nederland verplicht werden voor overheden. Deze richtlijnen zijn gelijk aan de internationale Web Content Accessibility Guidelines (WCAG), plus een aantal extra eisen, die je vindt in het principe Universeel. Een van die extra eisen is dat een pdf moest voldoen aan de voor overheden verplichte open standaarden: PDF/A of PDF 1.7.

Omdat Word lange tijd geen PDF 1.7 kon exporteren, adviseerde de overheid om te kiezen voor PDF/A.

Waarom PDF/A geen goede keuze is

  1. Sommige mensen denken dat PDF/A staat voor toegankelijkheid. Maar dat is niet waar. De A staat niet voor accessible, maar voor archive: het bestand is beter archiveerbaar.
  2. Bij het openen krijg je de melding dat de pdf beschermd is tegen wijzigen. Voor gebruikers is dat verwarrend.
    Dit bestand voldoet aan de PDF/A-standaard en is geopend als alleen lezen om wijzigingen te voorkomen - Bewerken inschakelen
  3. Als je de pdf wilt aanpassen moet je bewerken inschakelen. En daarna moet je er weer een PDF/A van maken. Twee keer een onnodige handeling.
  4. Voor invulbare pdf-formulieren kun je sowieso geen PDF/A gebruiken. Dus daar moet je ook weer iets voor bedenken.

Kies voor PDF 1.7

Een betere keuze is PDF 1.7, ook een open formaat, maar zonder de 4 nadelen van een PDF/A. Hoe gaat dat in Microsoft Word?

  • Word 2016/365: deze slaat je pdf op in versie 1.7. Dus de gewone export naar pdf voldoet.
  • Oudere Word-versies: exporteer als pdf. Open de pdf in Acrobat Pro en wijzig de versie naar 1.7.

Zorg wel dat je het Word-document op de juiste wijze exporteert naar pdf. Dan weet je zeker dat de toegankelijke opmaak van het Word-bestand niet verloren gaat.

Terug naar overzicht
Naar boven