Think big, act small: een pragmatische aanpak van het pdf-vraagstuk

Het toegankelijk maken van alle online pdf-bestanden lijkt voor sommige organisaties een onmogelijke opgave. Toch is er heel veel te bereiken als je dit vraagstuk pragmatisch benadert en kiest voor een stapsgewijze aanpak. Think big, act small is het devies.

Dit artikel is ook verschenen op LinkedIn. Jouw reactie is daar welkom!

1. Het pdf-vraagstuk: ontoegankelijke pdf’s

Eerst iets over de problematiek. Een gemiddelde gemeente heeft duizenden pdf-bestanden online staan. Dat geldt ook voor andere decentrale overheden, zoals waterschappen en provincies. Voor hogescholen en universiteiten geldt hetzelfde.

Overheden, scholen en andere organisaties zijn wettelijk verplicht om hun online informatie zo aan te bieden dat iedereen deze kan gebruiken, het principe van inclusie. Daarbij is WCAG 2.1 AA de norm waaraan voldaan moet worden.

Inclusie betekent onder andere dat ook mensen die blind of ernstig slechtziend zijn deze pdf’s kunnen lezen. Zij werken daarvoor met een zogenaamde schermlezer, waarbij tekst wordt omgezet naar braille- en/of spraakuitvoer.

En daar zit nu het probleem: pdf-bestanden zijn zelden goed bruikbaar voor mensen die afhankelijk zijn van een schermlezer.

Maar slecht gemaakte pdf’s hebben meer nadelen. Google heeft moeite om de content goed te indexeren, want uit een slecht gecodeerde pdf kan Google moeilijk de semantiek ontrafelen.

2. Pdf is vooral handig voor de afzender

Pdf is bedoeld om documenten uit te kunnen printen, niet voor het lezen vanaf een beeldscherm. Onderzoek van de Nielsen Norman Group laat zien dat pdf ongeschikt is voor digitaal gebruik

Maar pdf bestaat nog, omdat het maken van een pdf zo makkelijk is. Iedereen die een computer heeft kan het maken. Pdf is dus heel handig voor de afzender, maar dus niet altijd voor de ontvanger.

Doordat iedereen pdf-bestanden kan maken hebben we hier ook te maken met een ander facet van het probleem: de productie is decentraal in de organisatie en de noodzakelijke deskundigheid ontbreekt daardoor ook.

3. Zorg voor een centraal team met professionals

Om dit vraagstuk op te pakken is het nodig dat er een centraal team is. Leden van dit team beschikken over de volgende kennis:

  1. Zij weten hoe je een Word-document toegankelijk maakt.
  2. Zij kunnen een pdf-document beoordelen op toegankelijkheid en kunnen eventuele foutmeldingen goed vertalen naar de oorzaken.
  3. Zij kunnen kleine reparaties in de pdf zelf doen.

Met andere woorden: de (basis)competentie om pdf-bestanden toegankelijk te maken is in huis! Ook heeft dit team voldoende sociale vaardigheden om collega’s in de organisatie goed te kunnen adviseren en samen met hen dit vraagstuk aan te pakken. Uiteraard heeft het de beschikking over de juiste software.

4. Aanpak van het probleem: maak kleine stapjes

In mijn werk spreek ik dagelijks mensen die in hun organisatie met dit pdf-vraagstuk te maken hebben. De omvang en de complexiteit maakt hen soms moedeloos. Sommige organisaties kiezen voor een stevige aanpak: ontoegankelijke pdf’s worden niet meer toegestaan. Maar dit ja/nee-beleid leidt tot veel ergernis in de organisatie, want soms moét informatie gepubliceerd worden. Andere organisaties raken door de complexiteit apathisch en kiezen geen duidelijke aanpak.

Ons voorstel hiervoor is: pak het wel aan, maar doe het in kleine stapjes. Het oude devies ‘think big, act small’ kun je heel goed gebruiken bij de aanpak van het pdf-vraagstuk.

Je bent niet wettelijk verplicht om het nu toegankelijk te hebben. Je mag daar de tijd voor nemen. Neem die tijd ook en voorkom dat je gefrustreerd raakt door onmogelijke doelen.

5. Stappenplan naar toegankelijke pdf’s

Stap 1: Zorg voor een heldere visie op pdf in de organisatie

Een plan van aanpak kan alleen succesvol zijn als de organisatie een heldere visie heeft op de kwaliteit van de online dienstverlening. Daarin is het volgende afgesproken:

  1. Informatie wordt alleen online geplaatst als deze relevant is voor de bezoeker.
  2. Is het relevant, dan is html het voorkeursformaat.
  3. Moet het in pdf, dan is de pdf toegankelijk.

De visie hoeft nog niet de praktijk te zijn. Daar is tijd voor nodig. Maar het einddoel – een toegankelijke online performance – moet helder zijn.

Ontbreekt zo’n visie? Geen probleem, ga gewoon aan de slag, maar maak het management duidelijk welke verantwoordelijkheid het heeft. Het is niet jouw taak om het op te lossen, maar vanuit jouw rol kun je wel aangeven dat het een wettelijke verplichting is en welke stappen de organisatie kan nemen.

Stap 2: Inventariseer de pdf’s

  1. Inventariseer om hoeveel pdf’s het gaat. Dat kan uitstekend en voor weinig geld met een tool als Screaming Frog. Zoek je een uitgebreidere tool, kijk dan eens naar Digital Insights Platform.
  2. Verzamel betrouwbare statistieken over het gebruik van de pdf’s. Hoeveel pdf’s worden gedownload?
  3. Wat zijn de populairste downloads? Handig om die als eerste toegankelijk te maken.
  4. Hoeveel formulieren zijn er nog in pdf-formaat? En hoeveel formulieren zijn er al als webformulier beschikbaar?

Stap 3: Inventariseer wie de pdf’s aanleveren

Maak onderscheid tussen interne en externe leveranciers/afzenders.

Intern, bijvoorbeeld:

  1. Zijn het beleidsmedewerkers die dagelijks Word-documenten maken?
  2. Zijn het medewerkers die incidenteel een Word-document maken?
  3. Is het de grafische afdeling die bestanden met InDesign maakt?

Extern, bijvoorbeeld:

  1. Zijn het pdf-bestanden waarvoor jullie als organisatie betalen, bijvoorbeeld een brochure opgemaakt door een vormgevingsbureau?
  2. Zijn het organisaties die incidenteel een pdf aanleveren, zoals een bouwkundig bureau?
  3. Zijn het ingekomen stukken waar weinig sturing vanuit jullie in aan te geven is? Bijvoorbeeld de ingekomen stukken bij een vergadering van de gemeenteraad.

Stap 4: Bepaal welke aspecten je wilt onderscheiden

Bij het toegankelijk maken van een pdf zijn er veel dingen waar je aan kunt denken. We bespreken er een aantal.

Bestandseigenschappen

  • Titel (maximaal 70 tekens)
  • Omschrijving onderwerp (maximaal 155 tekens)
  • Auteur (is de organisatie, niet een persoon)
  • Taal van het document
  • Bestandsnaam

Gebruik van kopstijlen

  • Titel bovenaan het document heeft de stijl Titel.
  • Elk kopje in het document heeft een kopstijl.

Alle informatie beschikbaar

  • Geen belangrijke informatie in de kop- en voetteksten
  • Beeldinformatie beschikbaar als tekst (afbeeldingen, infographics, kaarten en stroomschema’s)

Juiste leesvolgorde

  • Betekenisvolle afbeeldingen staan op de juiste plek in de code
  • Geen tekstvakken (tenzij ze in de juiste leesvolgorde staan)
  • Geen streamers

Goed gecodeerd

  • Pdf is opgeslagen met behoud van de codes
  • Goede opmaak van tabellen

Goede lay-out

  • Iets groter lettertype zodat het ook goed leesbaar is op een kleiner scherm
  • Goed contrast van tekst en afbeeldingen
  • Afstand tussen koppen en tekst geregeld in de stijlen (dus niet met lege regels)

Stap 5: Stel SMART-doelen op per afzender

En nu komt het leukste deel van deze aanpak: je koppelt de afzender aan minimumnormen. Gebruik daarvoor de aspecten uit de vorige stap. We gaan dus nu concreet het beleid opstellen.

Deze doelen stel je SMART op. SMART staat voor Specifiek, Meetbaar, Acceptabel (Haalbaar), Realistisch en Tijdgebonden. We gaan hier in het volgende hoofdstuk verder op in.

Stap 6: Ga niet onder de vastgestelde minimumnorm

Dit noemen we ook wel de BBC-aanpak. Ook dit bespreken we hierna.

6. SMART-doelen voor pdf-beleid

We bespreken hier een aantal situaties.

Interne beleidsafdeling

Stel: je hebt een interne beleidsafdeling die het jaarverslag maakt en enkele andere rapportages. Vaak zijn dit mensen die dagelijks werken met grote Word-documenten. Zij hebben dus redelijke tot goede kennis van Word én zijn ook in staat om de toegankelijkheidseisen voor Word goed te leren.

Met hen kun je afspreken dat hun documenten volledig toegankelijk zijn. SMART zou de formulering kunnen zijn:

  • Alle jaarverslagen zijn volledig toegankelijk. Tijdstermijn: binnen 6 maanden.

Toegankelijk is gedefinieerd als het voldoen aan WCAG 2.1 niveau AA, plus eventueel extra eisen die de organisatie stelt. Extra eisen zijn bijvoorbeeld dat het voldoet aan de huisstijl.

De moeilijke onderwerpen zijn voor hen vaak tabellen en grafieken. Het zijn dezelfde problemen waar ze tegenaan lopen wanneer ze rapporten in html gaan publiceren.

Je kunt er ook voor kiezen dat zij de tabellen en grafieken nog niet volledig toegankelijk maken, als dat op de korte termijn te complex is. Na 6 maanden kun je als volgende doelstelling kiezen dat zij deze dan toegankelijk maken, bijvoorbeeld opnieuw na 6 maanden.

Nieuwsbrief

Stel: de organisatie heeft verschillende nieuwsbrieven, die regelmatig worden uitgegeven. Ze komen als pdf op de website.

De 1e vraag die je hier kunt stellen: moeten deze nieuwsbrieven nog wel als pdf op de site? Staat de informatie al elders op de site? Kan de nieuwsbrief in html-formaat geplaatst worden? Kunnen we de nieuwsbrief niet gewoon alleen maar mailen aan iedereen die deze wil lezen? Vergeet niet dat een pdf van een nieuwsbrief een verouderde manier van communiceren is. Dat deden we 20 jaar geleden, nu toch niet meer?

Moeten deze nieuwsbrieven wel als pdf geplaatst worden, dan is het reëel om hier te eisen dat ze toegankelijk geplaatst moeten worden. Dit kan problematisch zijn als er veel verschillende mensen zijn die deze maken. Ook kan het zijn dat deze mensen maar incidenteel met Word werken en de benodigde competenties niet hebben en ook niet gaan krijgen.

Hier zou je kunnen kiezen voor de volgende toegankelijkheidseisen:

  1. Bestandseigenschappen zijn goed ingevuld.
  2. Kopstijlen zijn goed gebruikt (en titelstijl voor de titel).
  3. Betekenisvolle afbeeldingen hebben een alternatieve tekst of worden tekstueel uitgelegd.

Dit is binnen 6 maanden geïmplementeerd. Medewerkers krijgen scholing aangeboden om dit ook te leren. Het webteam stelt zich op als samenwerkingspartner om dit gezamenlijk op te pakken.

Vraag of ze de nieuwsbrief als Word-bestand bij het webteam aanleveren, dan kun je zelf eventueel nog kleine correcties doen en het bestand op de juiste manier opslaan.

Documenten opgemaakt door extern vormgevingsbureau

Dit lijkt een makkelijke situatie. Vaak gaat het om documenten gemaakt in Adobe InDesign. Het bureau wordt betaald om deze brochures te maken. Je spreekt met hen af dat de documenten toegankelijk moeten worden aangeleverd. Ook hier hanteer je een redelijke termijn, bijvoorbeeld 6 maanden of 1 jaar.

Toch kan het complex zijn. Die complexiteit ligt meestal in de eigen organisatie. Het gebeurt vaak dat de eigen communicatieadviseurs eisen stellen die strijdig zijn met toegankelijkheid. Bijvoorbeeld ze willen een leuk opgemaakte pdf met een eigen navigatie of andere frivole grapjes. Leuk, maar meestal zit de eindgebruiker daar niet op te wachten en voor degene die de pdf moet maken is dit extra ingewikkeld. Dus jouw collega’s die de opdracht verlenen moeten zelf ook goed begrijpen wat digitale toegankelijkheid is en geen onmogelijke eisen stellen.

Een tweede complicatie is dat jullie de aangeleverde bestanden moeten toetsen op toegankelijkheid én ook moeten kunnen terugkoppelen wat er niet goed gaat. Zorg dat je deze kennis over Adobe InDesign hebt, in huis of ingekocht.

Bouwkundig bureau dat rapport aanlevert

Stel: je hebt een bureau dat eenmalig een rapport maakt. Het kan moeilijk zijn om van dit bureau te eisen dat het rapport volledig toegankelijk is. Kijk dan wat er wél haalbaar is.

Je spreekt bijvoorbeeld af:

  1. Bestandseigenschappen goed ingevuld
  2. Kopstijlen goed gebruikt
  3. Geen relevante informatie in de kop- en voetteksten

En als tijdsperiode kies je bijvoorbeeld 6 maanden.

Als dit lukt, dan heb je al een belangrijke stap in toegankelijkheid gemaakt. Na 6 maanden kun je extra eisen toevoegen.

Ingekomen stuk bij de raadsvergadering

Stel: bij de ingekomen stukken bij een raadsvergadering zit een document waarvan de bron niet te achterhalen is of waarvan je onmogelijk een toegankelijke versie kunt eisen. De tijd maakt het ook niet mogelijk om dit zelf toegankelijk te maken.

Kies dan bijvoorbeeld voor minimale eisen, bijvoorbeeld dat de bestandseigenschappen goed zijn. Dat lijkt weinig, maar dat is al heel veel meer dan geen eisen. En alle betrokkenen wennen eraan dat er eisen worden gesteld aan pdf-documenten.

Pdf-formulieren

Een apart onderwerp zijn de formulieren. Om verschillende redenen zijn webformulieren veel handiger dan pdf-formulieren. Die pdf-formulieren wil je dus eigenlijk niet meer.

Een goed beleid richt zich op het uitfaseren van alle pdf-formulieren. Sommige formulieren kunnen wellicht niet makkelijk omgezet worden naar html, bijvoorbeeld omdat er van 2 mensen handtekeningen nodig zijn.

Sommige formulieren zijn ook erg ingewikkeld, het omzetten naar een webversie is dan ook moeilijk. Vaak is het hierbij zinvol om naar het proces zelf te kijken: hebben we het proces niet te ingewikkeld gemaakt?

Pdf-formulieren vragen dus een eigen aanpak. Maar stel ook hier SMART-doelen. De winst zit hier ook in een grotere efficiency voor de organisatie zelf.

7. Handhaaf de minimumnormen

Enkele jaren terug hadden wij op ons NCDT-congres een fantastische spreker van de BBC: Gareth Ford Williams. Hij vertelde hoe de BBC de toegankelijkheid van hun programma’s had opgepakt.

Toen zij begonnen met toegankelijkheid stelden ze vast dat ze zich niet aan alle eisen konden houden. Dus kozen ze ervoor om minimale eisen te stellen. Bijvoorbeeld: het beleid werd dat alles ondertiteld moest zijn, maar dat audiodescriptie niet verplicht was.

Dit beleid werd met harde hand gehandhaafd: er kwam niet één programma op de televisie dat geen ondertiteling had. Het jaar daarop stelden ze nieuwe eisen: alle afstandsbedieningen voor tv’s moesten bruikbaar zijn voor mensen die blind of slechtziend zijn. Gevolg? Alle tv-producenten, zoals LG, Samsung en Philips, moesten hun afstandsbedieningen aanpassen.

Zo zie je dat als je werkt met minimale normen je veel kunt bereiken. Je moet het alleen wel handhaven: iets publiceren dat niet voldoet aan de minimale eisen is een ‘no go’.

8. Voordelen en randvoorwaarden van een stapsgewijze aanpak

Deze aanpak voor het pdf-vraagstuk heeft veel voordelen:

  1. Door te werken in kleine stapjes kun je elk onderdeel van dit vraagstuk aanpakken.
  2. De kleine stapjes zorgen voor minder frustraties dan wanneer je zegt dat alles direct toegankelijk moet zijn. Er ontstaat een positievere sfeer.
  3. Doordat je aan iedereen eisen stelt, went iedereen ook aan het onderwerp digitale toegankelijkheid. De bereidheid om er ook echt mee aan de slag te gaan wordt daarmee groter.

Er zijn wel enkele randvoorwaarden:

  1. Zorg dat je de minimale normen handhaaft. Commitment van het management is dus noodzakelijk.
  2. Zorg dat je de normen zelf kunt toetsen. Als je niet toetst wat je krijgt aangeleverd, dan is het zinloos. Zorg dat deze competentie in de organisatie aanwezig is.
  3. Als je collega’s de documenten aanleveren, vraag of ze altijd het bronformaat (vaak Word) erbij leveren. Dan kun je zelf eenvoudig eventuele kleine wijzigingen nog doen.
  4. Help je collega’s wanneer dat nodig is. Doe het eventueel samen. Wees ook bereid zelf kleine aanpassingen te doen.
Terug naar overzicht
Naar boven