Content redesign voor Word voor toegankelijke webcontent

Bijna alle documenten zijn niet toegankelijk te maken zonder de content ook echt aan te passen. Dat betekent teksten herschrijven, tabellen ombouwen en content toevoegen om grafieken uit te leggen. Dat proces van herschrijven noemen we content redesign.

 

Het omdenken van papier naar digitaal

Een Word-document toegankelijk maken begint met een mindset die digitaal is. De mindset is echter nog bijna altijd papier. Denk aan het gebruik van kop- en voetteksten, voetnoten, klein lettertype, brede kantlijnen. In digitale content heb je deze vaak allemaal niet nodig. Vaak zul je niet door hebben dat je mindset nog papier is.

Deze paradigma-wisseling van papier naar digitaal is de belangrijkste stap die je moet maken om Word-documenten toegankelijk te kunnen maken.

Kop- en voetteksten zijn niet meer nodig

Stel je krijgt een document met uitgebreide kop- en voetteksten. In Word 2016 en 365 worden deze automatisch decoratief. In de oudere Word-versies worden ze wel meegenomen door screenreaders. Bedenk dus goed wat er in staat: heb je het nodig, is het decoratief of is het belangrijke content?

Voettekst onder aan elke pagina: niet meer nodig voor digitale documenten

Wat wij vaak nog wel in de voettekst zetten is de paginanummering. Dat is om een aantal redenen nog handig om te blijven gebruiken.

Voetnoten en eindnoten: liever niet

Ook voetnoten en eindnoten zijn nog relikwieën uit het papieren tijdperk. In de digitale wereld zijn het hyperlinks. Voor veel auteurs is het moeilijk om voetnoten niet meer te gebruiken. Het is een onderdeel geworden van hun dna als schrijver. Toch zijn er veel alternatieven om dit goed op te lossen. Meer daarover vind je in ons e-book Word en toegankelijke pdf. 

Voetnoot (in rood kader): probeer deze te vermijden

Ingewikkelde tabellen

Bekijk onderstaande tabel. Het zijn de zwembadtijden. In 1 tabel staan de tijden voor alle dagen. En elke dat is in feite een nieuwe kop van de tabel. Deze tabel kun je niet achteraf toegankelijk maken. Je zult de tabel opnieuw moeten maken. In dit geval is het handig om de tabel te splitsen in verschillende tabellen. (Veel beter is het natuurlijk dat dit geen pdf is, maar dat dit gewoon op een webpagina staat.)

Ontoegankelijke tabel voor zwembadtijden

Streamers

Eerst maar even wat een streamer is, want ik kende het woord nog niet. Een streamer is een kort fragment uit de tekst zelf, dat midden in de gewone tekst is geplaatst. Doel is de scannende lezer nieuwsgierig te maken, zodat hij het hele artikel gaat lezen. Het is een zinnetje of zelfs alleen maar een zinsdeel. Het komt oorspronkelijk uit de krantenwereld en intussen is het ook algemeen gebruikt in artikelen of brochures.

Voorbeeld van een streamer (zie rood kader)

Het probleem met een streamer is dat deze dus midden in de tekst staat. Een screenreader herkent niet een andere vormgeving. Voor blinde gebruikers (en ook zoekmachines) wordt de tekst zo onbegrijpelijk.

Streamers heb je daarom liever niet in digitale content. Wil je het toch, dan moet je deze later in de pdf decoratief maken. En dat is best wel weer bewerkelijk.

Grafieken en infographics

Dit zijn betekenisvolle afbeeldingen: ze brengen betekenis over. En dus moet deze betekenis ook overgebracht worden voor gebruikers van screenreaders en zoekmachines. Bij eenvoudige grafieken kun je dit vaak in de tekst beschrijven. Bij complexe grafieken neem je een tabel onder de grafiek op.

Grafiek: extra tabel met gegevens is hier nog nodig

Infographics zijn weer een apart verhaal. De meeste infographics zijn opgemaakt voor het formaat A4 of A3. Hoe wil je dit bruikbaar maken op een mobiel scherm van 320 pixels breed? Dat kan vaak niet. Een oplossing is om van een infographic verschillende versies te maken die goed schalen op verschillende resoluties. Dit doet bijvoorbeeld de New York Times. Maar je zult begrijpen dat dit redactioneel enorm veel werk is.

Je kunt je afvragen of infographics wel thuis horen in digitale documenten, maar ik begrijp dat dat voor sommigen vloeken in de kerk is. Vaak is een goede tekstuele beschrijving beter te begrijpen dat zo'n complexe afbeelding.

Voorbeeld van een infographic

Gebruik je toch een infographic, zorg dan dat alle informatie uit de infographic ook is opgenomen in de tekst.

Tekstvakken

In Word is een tekstvak een handige mogelijkheid om content te positioneren. Bijvoorbeeld de adresgegevens aan de rechterbovenkant. Of juist aan de onderkant.

Voorbeeld van een tekstvak

Het probleem met tekstvakken is dat deze niet meegaan in de normale leesvolgorde. Dus als een tekstvak midden op een pagina is, kan het best zo zijn dat deze als eerste of als laatste wordt opgelezen. Gevolg: onbegrijpelijke content.

Dat betekent in de meeste gevallen dat je beter geen tekstvakken kunt gebruiken. Soms is een alternatief vrij makkelijk gevonden, soms kan het best moeilijk zijn. Wij hebben daar helaas geen pasklare oplossing voor, elke situatie is weer anders.

Terug naar overzicht
Naar boven